オフィスを効率化するには？オフィスによくある課題とその対応策を詳しく解説

オフィスの効率化とは

新型コロナウイルスの感染拡大を機に、多くの企業でテレワークが導入され、従来のオフィスの在り方が大きく見直されました。いま求められているオフィスの効率化とは、単なるコスト削減ではありません。限られたスペースを最大限活用しながら、対面でのコミュニケーションが必要な業務と、リモートで完結する業務を見極め、適切に使い分けることが求められています。
フリーアドレス制の導入や会議室の柔軟な活用、ITツールによるスペース管理などの工夫を通じて、ハイブリッドな働き方に適した空間づくりを実現することが、これからのオフィス効率化のカギとなっています。

オフィスでよくある課題

オフィスの効率化に向けて、よくある課題を紹介します。

テレワーク主体の働き方に適していない

従来型のオフィス設計は対面でのコミュニケーションを前提としているため、テレワークとの併用でしばしば問題が生じます。オンライン会議用の個室不足、テレワーカーとのコミュニケーションツールの整備不足、ペーパーレス化の遅れなど、新しい働き方に追いついていないケースが多く見られます。これらの問題は、生産性低下やチームワークの悪化につながる可能性があります。

複数のオフィスを一括で管理できない

複数拠点を持つ企業では、各拠点の稼働状況やコストを一元管理することが課題となっています。コロナ禍以降、経済状況や市場の変化に応じて、オフィスの新設や企業の統合・再編が活発化しており、施設データの最新状況を正確に把握することが難しくなっているケースが増えています。
管理システムが拠点ごとに異なっていたり、施設管理の担当者が複数存在したりする場合は、関連データの収集や分析に多大な時間と労力を要します。各拠点での施設管理や備品の発注などは個別に行われることも珍しくなく、多くの企業が非効率な運用を強いられているのが現状です。

スペースの余剰を有効活用できていない

近年、テレワークの導入によってオフィススペースの余剰が生じています。しかし、単純に削減するだけでは、対面でのコミュニケーションが必要な業務や急な来客対応などに支障をきたす可能性があります。また、スペースの有効活用をするべくフリーアドレス制を導入したものの、効果的な運用ができていないケースも少なくありません。スペースの有効活用には、利用状況の可視化と柔軟な運用体制の確立が不可欠です。

オフィスにかかるコストを把握できていない

オフィス運営には、賃料だけでなく、光熱費や清掃費、セキュリティ費用など、さまざまなコストが発生します。これらを正確に把握し分析することは、オフィス効率化の第一歩となります。しかし多くの企業では、これらのコストを部門横断的に管理する仕組みが整っていないため、適切な統制が取れずムダな支出が発生している可能性も考えられます。データに基づいた戦略的なコスト管理の実現が求められているのです。

オフィスの課題対応策

上記のようなオフィスの課題に対応するには、以下のような対応策が考えられます。

レイアウトを変更する

オフィスレイアウトの見直しは、新しい働き方へスムーズに移行する効果的な方法です。テレワークやハイブリッドワークが一般化するなか、オフィスの役割も変化しています。
集中作業エリアとコミュニケーションスペースを適切に区分けする、人数や目的に応じて柔軟に使える会議スペースを設けるなどして、多様な働き方に対応します。デスクの配置や向きを工夫して、自然な会話や情報共有が生まれやすい環境を整えることで、チーム間の連携強化にもつながるでしょう。使用頻度の低いエリアは、創造的な活動やリフレッシュのためのスペースへと転換するなど、新たな価値を生み出す場としての活用も期待できます。

会議室、備品の予約や利用状況を把握する

働き方改革が進むにつれて、日々の出社人数が流動的になったことから、会議室や備品の効率的な運用が以前より難しくなっています。特に複数拠点がある企業では、各オフィスの会議室予約や備品の使用状況を正確に把握しづらくなっています。こうした課題に対しては、Excelなどの管理ツールを活用して予約状況や利用履歴を一元管理することが有効です。限られたリソースの過不足を早期に把握して、会議室や備品を最大限に活用できるようになります。
しかし、Excelでは効率性に限度があるため、オフィスや建物のあらゆる資産情報を一元管理できる統合ワークプレイス管理システムがおすすめです。複数オフィスのスペースの予約や利用状況をリアルタイムでまとめて把握・分析が可能になり、より戦略的なオフィス運用を実現します。

統合ワークプレイス管理システムについて詳しくは以下のコラムをご覧ください。

コラム：スペースと不動産を一元管理！経営と現場をつなぐIWMSとは

オフィスの効率化に役立つ「Archibus」とは？

オフィスの効率化を実現する統合ワークプレイス管理システムのなかでも、豊富な機能と圧倒的な実績を持つ「Archibus」は多くの企業から高い評価を得ています。
Archibusは、建物・設備の基本情報から、ワークプレイス、スペース、エネルギー使用量まで、企業の資産情報を包括的に一元管理するため、オフィスの効率化に効果的です。

• ワークプレイス管理
  ワークスペースや会議室の予約管理はもちろん、施設設備のメンテナンスや空調調整など、オフィス内のさまざまなリクエストにも対応します。例えば、執務フロアのエアコンが故障した際も、Archibusを通じて修理依頼をスムーズに行えます。直感的なインターフェースにより、場所の指定や現場写真の添付も簡単です。リクエストの進捗状況もリアルタイムで確認できるため、従業員の快適なオフィスライフをサポートします。
• スペース管理
  企業の保有するスペースを建物、用途、面積、組織などの観点から一元管理します。また、スペース台帳と連携することで、事業部ごとの利用面積や空きスペース、スペース占有状況、利用履歴などを効率的に把握・分析できます。
  視覚的にスペース関連情報を確認できるため、これまで見落としていた課題や余剰スペースを的確に特定し、効果的な改善計画の立案に役立てられます。また、利用面積に応じて部門別に課金する「スペースチャージバック」の導入により、スペース削減につながります。
  これらの機能を活用したレイアウトやスペース割り当ての見直しを行うことで、全体コストを最適化します。
• エネルギー使用量管理
  水道光熱費などの建物運営にかかるエネルギー使用量を、建物や設備ごとに詳細に把握・管理します。使用状況を多角的に分析することで、ムダなエネルギー消費を特定し、運用コストの削減を実現します。データに基づく最適なエネルギー運用により、環境負荷の軽減を図れるため、企業の価値向上にも貢献するでしょう。

このように、Archibusは単なるオフィスの効率化だけでなく、企業の生産性向上を支援します。

オフィスの効率化実現で企業の生産性を高めよう

オフィスの効率化は、単なるコスト削減にとどまらず、企業の生産性向上と従業員満足度を高めるための重要な経営課題となっています。この課題に対応するため、オフィスレイアウトの見直しやITツールの活用が有効な解決策として注目されています。特に、統合ワークプレイス管理システムの導入は、業務全体の効率化とスペース活用の最適化の同時実現が可能となるため、おすすめです。
BIPROGYは統合ワークプレイス管理システム「Archibus」を提供しています。Archibusは土地や建物、設備や人・業務活動・コスト等さまざまな資産情報を統合的に管理し、さらにCAD・BIMなどの図面データや既存システムからのデータも取り込み資産情報と連携させることができます。
また、建物のスペース関連情報も一元管理するため、効率的なスペース運営が実現可能です。ぜひ、この機会に導入をご検討ください。

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